Faire appel à un prestataire événementiel
La liste des invités prend forme, vous hésitez encore sur le thème de l’évènement mais vous en êtes déjà sûr : cette journée sera tout simplement mémorable. Qu’il s’agisse d’un mariage, d’un festival, d’un vernissage ou encore d’un salon professionnel, les événements ont pour objectif premier de garantir un moment de convivialité. Si pour certains le choix se porte sur du sensationnel, pour d’autres l’événement se fera tout en simplicité. Dans les deux cas de figure, pour être réussi l’événement a droit à une bonne dose d’organisation !
Les clefs d’un évènement réussi
Prestataires événementiels, quel rôle leur donner ?
Il y a les prestataires événementiels qui agissent dans l’ombre : ceux qui assurent la mise en place de l’événement en amont. Et il y a les prestataires événementiels qui sont présents le jour J, car leur métier a une influence au cours de l’événement. Découvrons ensemble les actions qu’ils peuvent réaliser pour vous assurer des instants mémorables.
La préparation, un impact sur le déroulement de l’événement
Dans la catégorie “before event”, j’ai nommé : l’agence de communication événementielle. Ce prestataire est en charge de toute la gestion de la communication liée à l’événement : création des différents supports, cartons d’invitations, mise en place d’un site de présentation de l’événement, banderoles, campagne e-mail… L’agence de communication événementielle fait parler votre projet pour amener à le faire connaître au plus grand nombre.
Un second prestataire auquel on peut faire appel est le gestionnaire de billetterie. S’il n’a pas sa place dans tous les événements, ce prestataire apporte un vrai plus dans les lieux où il est requis : forum, vernissage, salon, festival ou événement sportif. Ces moments spécifiques ont besoin d’un gestionnaire de billetterie sous peine de créer une totale désorganisation à l’entrée de l’espace dédié.
Des prestataires présents le jour de l’événement
Place au “during event”: les prestataires événementiels dont les compétences seront primordiales pendant l’événement se trouvent nombreux. Chacun peut être sollicité pour un savoir-faire spécifique.
L’animateur et l’ingénieur du son demeurent les premiers prestataires auxquels on pense. Ils assurent la dynamique de la soirée grâce à différents services : musique, éclairage, jeux, interactions avec les invités. L’équipe d’animation ne manque pas d’idée pour faire de l’événement un moment qui restera dans la mémoire de tous les invités présents.
Prestataire d’évidence, le traiteur apporte le support d’échange le plus attendu : la nourriture. Il permet en effet de garantir le bon déroulement du repas en cuisinant et en apportant les plats, si ce service est compris dans la prestation. Le choix du traiteur apportera une saveur particulière à l’événement : de quoi parle-t-on le plus dans une soirée que de ce qui se passe dans les assiettes ?
Les agents de sécurité sont souvent gage de qualité événementielle. Qui dit agent de sécurité, dit invités valorisés. Les personnes veulent se sentir en confiance pour profiter pleinement de l’instant. Vous ne laisserez donc pas de côté la sécurité du public ?
Si on ne pense pas toujours aux prestataires liés au transport, c’est pourtant un signe flagrant que l’organisation est réussie. Penser à la façon dont les invités seront véhiculés pour venir et repartir de l’événement c’est accorder du crédit à leur venue. Les prestataires des moyens de transports pourront être sollicités aussi bien pour permettre aux invités de se rendre sur place, mais également pour garer les véhicules en fonction de l’événement.
L’équipe de nettoyage, réelle clef d’un événement bien organisé. Sans eux, l’événement se termine sur un ton de fatigue et de stress. En faisant appel à cette équipe de prestataires événementiels, plus de souci à se faire. Les lieux seront rendus impeccables avant et après la venue des invités.
Le photographe événementiel : ce professionnel de l’image va offrir à vos invités un souvenir palpable de l’événement. Instants humoristiques, sensationnels, corporate ou tenues originales, le photographe événementiel capture toutes les émotions et échanges qui traversent les différents moments de l’événement. Grâce à ce prestataire, vous aurez toute l’occasion de vous remémorer les meilleurs instants une fois que l’événement a pris fin.
A présent que vous avez toutes les clefs en main pour vous organiser au mieux, à quels prestataires allez-vous confier le bon déroulement de l’événement ?
